事務作業の効率化を目指す！目標設定で業務改善を実現する方法
- ObjectiveSupport合同会社
- 4 日前
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▶︎1. 業務効率化のための目標設定が事務職に必要な理由
1.1 なぜ事務職に目標設定が重要なのか？
事務職と聞くと、日々のルーチンワークを淡々とこなす仕事というイメージがあるかもしれません。 でも、そんな中でも「目標設定」は業務効率化のカギになるんです。
特に近年は、働き方改革や業務のDX化が進み、事務職にも「成果」や「効率」が求められるようになっています。 だからこそ、目標があいまいなまま日々の業務を続けてしまうと、改善のきっかけをつかみにくくなります。
たとえば、こんな悩みを感じたことはありませんか？
「なんとなく忙しいけど、達成感がない」
「毎日同じ作業ばかりで、やりがいを感じない」
「効率化しようとしても、どこから手をつけていいかわからない」
こうしたモヤモヤの正体は、「目的やゴールがはっきりしていないこと」が原因になっているケースが多いです。 目標がないまま仕事を続けていると、以下のようなリスクがあります。
よくある失敗例とその理由
優先順位がつけられず、重要な業務に手が回らない
→業務の全体像が見えず、手当たり次第に対応してしまう
自分の成長が感じられず、モチベーションが下がる
→成果が見えないため、自信にもつながりにくい
改善の振り返りができず、同じミスを繰り返す
→進捗の指標がないため、検証や反省ができない
では、どうすればこのような状況を改善できるのでしょうか？ その第一歩が「目標設定」です。
目標を立てることで得られるメリット
自分の業務に優先順位がつけられるようになる
1週間・1ヶ月単位での進捗が見えるようになり、達成感が得られる
目標に向けて必要なスキルや業務の見直しができる
たとえば、「毎朝10分間のメールチェックを効率化して30分の空き時間を作る」といった具体的な目標を立てるだけでも、日々の行動が変わってきます。 忙しい中でも目標があると、自然と「やるべきこと」と「やらなくていいこと」の線引きができるようになるんです。
目標設定は、事務職のルーチンに「目的」と「改善の視点」を与えてくれます。
「仕事が早い人」は、ただ手を動かすのが早いのではなく、「目的から逆算して動いている」ことが多いんです。 だからこそ、効率化を進めるにはまず目標を明確にしていくことがとても大事になります。
1.2 業務効率化と目標設定の関係性とは
業務効率化と聞くと、何か特別なツールを導入したり、新しい仕組みを作ったりといったイメージを持ちがちです。 もちろん、それらも有効ですが、本当の効率化は「目標設定」から始まります。
目標が明確であれば、「どこを効率化すべきか」「何を優先すべきか」がはっきりします。 逆に、目標が曖昧だと、改善すべきポイントも見えてきません。
目標がないと効率化は進まない理由
目標がないまま業務を進めていると、次のような問題が起きやすくなります。
改善点が見えにくい
→どの作業にどれだけ時間をかけているかが分からず、ムダを発見しにくい
工夫する動機が生まれない
→目指すゴールがないため、「もっと早く終わらせよう」という意識が薄くなる
結果が評価できない
→変化があっても、それが成功だったのか判断ができない
たとえば、「書類処理のスピードを上げる」と言っても、目標が「1日10件→15件に増やす」などと数値で明確になっていなければ、改善効果を測ることができません。
業務効率化は目標設定から逆算して考える
効率化とは、「少ない時間と労力で、より良い結果を出す」ことです。 そのためには、まず「どんな結
果を出したいか」を決める必要があります。つまり、それが目標設定です。
「月末処理を2時間短縮したい」
「Excelの転記作業をゼロにしたい」
「ミス発生率を3％以下に抑えたい」
こうした具体的な目標を設定することで、必要なアクションが見えてきます。
たとえば、業務日報の入力に1日30分かかっていたとして、それを15分に短縮したいなら、
フォーマットの簡略化
テンプレートの活用
音声入力の導入
といった改善策が現実的な選択肢になります。
効率化の進捗を“見える化”することも大事
目標があると、成果を数値や行動で可視化できるようになります。 これは上司やチームとの情報共有にも役立ち、組織全体の効率化にもつながります。
業務効率化の本質は「目的に向かってムダを減らすこと」。だからこそ、目標設定は欠かせません。
漠然と「効率よくしたい」と考えるよりも、「○○を△△まで改善する」と目標を決めることで、業務はグッと前に進みやすくなります。
▶︎2. 業務効率化を妨げる事務職のよくある課題
2.1 作業の属人化による非効率
業務効率化を考える上で、最初に立ちはだかるのが「属人化」です。 属人化とは、特定の人しかできない業務が増えてしまう状態のこと。 事務職では特に多く、効率化を妨げる大きな原因になります。
属人化が起こる背景とは？
事務業務では、日々の書類処理・データ入力・発注・請求書対応など、こまごまとした作業が多いです。 このような業務は「人によってやり方が違う」「マニュアルが整備されていない」ことが多く、知らず知らずのうちに特定の人に偏ってしまいがちです。
以下のような状況、心当たりありませんか？
「○○さんがいないと処理が進まない」
「やり方がその人の頭の中にしかない」
「別の人が代わりにやると、必ずミスが出る」
属人化によって発生しやすい非効率の例
業務の停滞
→担当者が休んだり異動したりすると、業務がストップしてしまう
引き継ぎが難しい
→業務の手順が言語化されていないため、後任に伝わらない
品質のバラつきが出る
→人によってやり方が違い、作業のスピードや正確さに差が出る
このような状態では、いくら「効率化しよう」と思っても、全体の見直しができません。 属人化されたままでは、業務改善のボトルネックがずっと残り続けてしまうんです。
属人化を防ぐ・解消するための具体策
属人化を解消するためには、次のようなステップが有効です。
マニュアル化
→誰でも見て分かる手順書を作る（スクリーンショットや図解が効果的）
業務フローの可視化
→業務の流れを一覧で見えるようにして、重複や無駄を発見する
ローテーションや業務分担
→1人に集中せず、チームで共有・担当を交代する習慣をつける
たとえば、毎月の請求処理を担当している人が急に休んだ場合、他の誰かが同じように処理できる体制になっていれば、業務の遅れやミスは大きく減らせます。
属人化を防ぐことは、「いなくても回る仕組み」を作ること。これは事務職の効率化に欠かせません。
日々の忙しさに流されず、担当者のやり方をチーム全体に落とし込んでいくことが、効率的な職場づくりの第一歩です。
2.2 明確なゴール設定がないままの業務
事務の仕事では、日々のルーチンをこなすだけで時間が過ぎていくことが多いですよね。 でも、その業務に「いつまでに、何を、どのように達成するか」というゴールがなければ、効率化の意識が育ちにくくなります。
目標のない業務は、言わば地図のない旅行のようなもの。どこに向かっているのか分からないまま進むため、ムダが多くなります。
ゴールが不明確なまま業務を続けたときの問題
次のような状況、心当たりがありませんか？
「終わった気がしない」感覚に陥る
→どこで仕事が完了なのかが不明確で、ダラダラと作業を続けてしまう
業務の優先順位がつけられない
→何を先に処理すべきか判断ができず、後手後手に回る
改善点が見えない
→何に時間がかかっているのか分からず、効率化のヒントがつかめない
たとえば、書類チェックを「午前中に済ませる」だけの目標にすると、処理件数や内容の基準があいまいで、早く終わっても成果として見えません。 「午前中に15件処理し、1件あたり3分以内に収める」といった明確な数値目標があれば、達成度や改善点も可視化できます。
ゴールを設定することで得られるメリット
明確なゴールを決めると、日々の業務がこう変わります。
やるべきことの優先順位が自然と決まる
時間配分がしやすくなり、ムダな残業が減る
結果を振り返ることができ、改善点が見つけやすくなる
事務作業は見た目には分かりづらいですが、数値化や時間制限を意識することで「成果の見える化」ができます。
たとえば、「データ入力を30分以内に完了させる」や、「書類整理を1日3件ずつ進める」など、具体的な到達点を持つことが重要です。
業務ごとにKPI（重要業績評価指標）を設けよう
事務職でも、KPIの考え方を取り入れると仕事の質が大きく変わります。
処理件数（1日○件）
所要時間（1件あたり○分）
ミス件数（月○件以下）
こうした数値を目安にすると、自分の働きぶりを客観的に確認でき、上司との評価軸も共有しやすくなります。
ゴールのない業務は、どこまでも終わらない感覚に陥ります。だからこそ、「いつまでに・何を・どう達成するか」を明確にしましょう。
効率化は、明確なゴールを持った業務の積み重ねによって実現されていきます。
2.3 ツール導入が目的化している問題
業務効率化と聞くと、まず最初に「便利なツールを導入しよう」と考える方も多いですよね。 たしかに、ツールは効率化に役立ちます。でも、「ツールを使うこと自体」が目的になってしまうと、本末転倒なんです。
特に事務職では、ツールを導入したことで逆に手間が増えたり、運用が複雑になってしまったりするケースが少なくありません。
よくある「目的化」の失敗例
機能が多すぎて使いこなせない
→導入したのに「結局使っていない」というツールが増える
作業フローが複雑になってしまう
→入力項目が増え、かえって手間が増えてしまう
現場の業務と合っていない
→管理側の目線で選んだツールが、現場では使いにくくて形骸化する
たとえば、業務日報のツールを導入したのに、「書くのに時間がかかる」「確認が追いつかない」といった理由で、紙に戻ってしまうこともあります。
ツールは“手段”であって“目的”ではない
大事なのは、「なぜそのツールを導入するのか」という目的です。 たとえば、
書類作成の時間を削減したい
情報共有のスピードを上げたい
業務の進捗をチームで見える化したい
このように、業務上の課題や目標が明確になっていれば、ツール選定もブレません。
目的に合っていないツールを無理に使い続けると、社員のストレスも増え、生産性が下がってしまいます。
ツール選定・導入時に意識すべきポイント
ツール導入を成功させるには、以下の点を意識することが大事です。
導入前に業務フローを整理する
→どこを改善したいのかを具体的に洗い出す
小規模でテスト導入する
→いきなり全社展開せず、一部の業務やチームで試す
現場の意見を取り入れる
→実際に使う人の意見を反映しないと、定着しない
たとえば、「資料作成にかかる時間を週5時間減らす」という目標がある場合、そのためにテンプレート管理や自動入力が可能なツールを選ぶのが効果的です。
業務効率化の主役はツールではなく、「どう使いこなすか」という現場の知恵と工夫です。
そのためにも、まず業務の目的と課題を明確にしたうえで、それに合ったツールを選び、最小限の設定でスタートするのが理想です。
▶︎3. 業務効率化を実現するための目標設定のコツ
3.1 SMARTの法則で目標を具体化する
「頑張る」「早くやる」だけでは、業務効率化は進みません。 目標を明確にするには、SMARTの法則を使うのが効果的です。
SMARTの5要素
S（Specific）：具体的である
M（Measurable）：測定可能である
A（Achievable）：達成可能である
R（Relevant）：業務と関連している
T（Time-bound）：期限がある
目標設定の例
NG：「もっと作業を早く終わらせる」
OK：「書類作成を1件20分以内に短縮（今月末まで）」
実行時のポイント
過去の実績をもとに数値を設定
ゴールと期限を明確にする
抽象的な表現は避け、行動に落とし込む
SMARTな目標は、行動と成果を結びつける強力な道しるべになります。
3.2 数値目標と期限を明確にする
「もっと効率よく働く」といった目標は曖昧すぎて、具体的な行動につながりません。 数値と期限をセットで設定することで、目標はグッと実行しやすくなります。
数値目標がないと起こる問題
成果が見えず、達成感がない
改善ポイントが曖昧なままになる
チームでの共有や評価が難しい
明確な目標の例
NG：「書類作成を早く終わらせる」
OK：「月末までに1件20分以内で処理」
OK：「今週中に報告書を5本提出」
実行時のコツ
小さな単位で目標を立てる（1日○件など）
無理のない数値からスタートする
達成後の振り返りを行う
数字と期限があるだけで、行動のスピードと質が大きく変わります。
3.3 チーム全体で共有・可視化する
目標を個人だけで抱えていても、組織全体の効率化にはつながりません。 目標はチーム全体で共有し、見える化することが重要です。
共有・可視化のメリット
業務の優先順位がチーム全体で揃う
進捗のズレや認識違いが起きにくくなる
成果が共有され、評価されやすくなる
実践方法の例
タスク管理ツールや進捗表を導入
週次ミーティングで目標を報告
スプレッドシートで数字を「見える化」
注意すべきポイント
過剰な監視ではなく、支え合いが目的
定期的な振り返りで内容の見直しも行う
チームで目標を共有することで、個人の努力が全体の成果につながります。
▶︎4. 事務職の業務効率化に役立つ具体的な改善策
4.1 定型業務を効率化するためのツール活用
毎日同じような事務作業を繰り返していませんか？ 定型業務は「ツール活用」で大きく時間短縮できます。
効率化できる代表的な定型業務
データ入力
書類作成・管理
メールの定型返信
経費精算や勤怠管理
活用したいツール例
テンプレート管理ツール（書類作成の時間短縮）
自動集計機能付きのスプレッドシート
メール自動返信設定
RPA（定型作業の自動化）
効果的に使うためのポイント
操作が簡単で現場に合っているか確認
小さな業務から段階的に導入
使い方をチームで共有して定着させる
「人がやらなくていい作業」を減らすだけで、時間と集中力に大きな余裕が生まれます。
4.2 マニュアル整備でミスと教育コストを削減
事務業務では、属人化やミスが非効率の大きな原因になります。 マニュアルを整備することで、作業ミスを減らし、教育コストも削減できます。
マニュアル化の効果
誰でも同じ手順で作業できる
作業スピードが安定する
新人教育や引き継ぎがスムーズになる
実践のポイント
画面キャプチャや図解を使い、視覚的に分かりやすくする
定期的に内容を見直して最新状態に保つ
チーム全員で共有して、使用頻度の高い手順から整備
マニュアル活用のメリット
ミスが減る → 修正時間が短縮
教育の時間を短縮 → 新人も短期間で戦力化
業務の標準化 → チーム全体の効率化につながる
マニュアル整備は「効率化の基礎作り」と考え、まず重要な業務から始めるのがコツです。
4.3 時間管理術の活用で集中力と生産性アップ
事務業務は細かい作業が多く、気づくと時間が過ぎてしまうこともあります。 時間管理術を取り入れると、集中力を維持しながら効率よく業務を進められます。
効果的な時間管理の方法
ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩）で集中力を維持
タスクを優先度順に整理し、重要作業から着手
1日のスケジュールをブロック単位で管理
取り入れるメリット
作業時間の短縮 → 余裕時間が生まれる
ミスや抜け漏れの防止
緊急対応に追われず、計画的に仕事が進む
実践ポイント
細かい時間単位で計画を立て、毎日振り返る
無駄な作業や中断の原因を可視化する
チームで共有し、進捗を確認し合う
時間管理術は、単に効率を上げるだけでなく、集中力と作業の質を同時に高める手法です。
▶︎5. ObjectiveSupport合同会社によるバックオフィス支援の強み
5.1 小規模企業に特化した業務支援サービスとは
ObjectiveSupport合同会社は、特に小規模企業向けにバックオフィス業務支援を提供しています。 専門知識が不足しがちな企業でも、効率的に業務を進められる環境を整えます。
サービス内容の特徴
経理・総務・人事などの事務作業を代行
ITツールを活用した業務効率化の提案
必要に応じてカスタマイズ可能な支援体制
利用するメリット
社員がコア業務に集中できる
作業ミスや遅延のリスクを減らせる
導入・運用が簡単で現場負担を最小化
実践ポイント
業務プロセスをヒアリングして最適化
少人数でもすぐに運用できるサポート設計
定期的なフォローで改善効果を維持
小規模企業でも、バックオフィスを効率化することで全体の生産性を大きく向上できます。
5.2 IT技術による業務効率化支援の具体例
ObjectiveSupport合同会社では、IT技術を活用して事務業務の効率化をサポートしています。 ツールやシステムを適切に導入することで、作業時間やミスを大幅に削減できます。
支援の具体例
データ入力の自動化やRPA導入
請求書・勤怠管理などのクラウド化
業務フローの可視化ツールで作業進捗を管理
効果
手作業の時間を削減 → 週数時間の余裕を創出
ミス発生率を低減 → 修正作業が減る
チーム間の情報共有がスムーズになる
実践ポイント
導入前に現状業務をヒアリング
小規模企業でも運用可能なシステムを選定
定期的に効果を評価し改善を繰り返す
IT技術を活用することで、事務業務を効率化しながら、社員の負担を減らすことができます。
5.3 長期的な信頼関係を重視するサポート体制
ObjectiveSupport合同会社は、単なる一時的な支援ではなく、お客様との長期的な信頼関係を重視したサポートを提供しています。 これにより、業務効率化を持続可能にし、安心して任せられる環境を作ります。
サポートの特徴
導入から運用まで一貫した支援
定期的な進捗確認や改善提案
個別企業の業務に合わせたオーダーメイド対応
メリット
業務改善が継続して行える
問題が発生しても迅速に対応可能
社員の負担軽減と生産性向上を両立
実践ポイント
初期ヒアリングで現状課題を明確化
企業の成長や変化に合わせて柔軟に対応
長期的な視点で業務フローの改善を提案
長期的なサポート体制は、短期的な成果だけでなく、持続可能な効率化と信頼構築に直結します。
▶︎6. まとめ：事務職の業務効率化は目標設定から始まる
6.1 まずは「今の仕事のどこがムダか」を見つける
事務職の業務効率化は、まず現状の業務を可視化してムダを発見することから始まります。 目標設定やツール導入も、ムダを理解していなければ効果が半減してしまいます。
ムダを見つけるためのポイント
作業時間を記録し、どこに時間がかかっているか把握
ルーチン作業の重複や無駄な承認をチェック
属人化している作業や不要な手順をリストアップ
実践例
毎日の作業を5分単位でログに記録
書類整理やデータ入力の手順を洗い出す
チームで共有し、改善ポイントを話し合う
効果
どこを改善すれば最大の効率化ができるか明確になる
無駄を減らすだけで、週数時間の余裕が生まれる
改善策の優先順位を決めやすくなる
まずは「現状を知ること」が、効率化への第一歩です。
6.2 現場に合った改善が、最大の効率化になる
業務効率化を実現するためには、現場の実情に即した改善策を採用することが不可欠です。 一律な方法ではなく、現場のニーズに合わせて最適な改善策を見つけましょう。
現場に合った改善策のポイント
業務内容や作業環境に適したツールや方法を選定
目標や手順が現場の作業スタイルにマッチしているか確認
社員の意見を取り入れ、改善策を柔軟に調整
実践方法
ヒアリングを通じて、社員が感じている課題を明確化
直感的に使いやすいツールや方法を選定
チーム内で定期的に進捗や効果を振り返り、必要に応じて調整
効果
業務改善が実際に現場で機能し、定着する
スムーズな運用ができ、無駄を削減できる
チーム全体のモチベーションが向上する
現場に合った改善が、効率化を継続的に進めるカギとなります。
▶︎事務業務の効率化ならObjectiveSupport合同会社にお任せください
業務効率化のプロであるObjectiveSupport合同会社では、事務職の目標設定や業務改善に特化したサポートを提供しています。 IT技術を活用した業務効率化や、SMART法則を活用した目標設定で、業務を改善し、生産性を大幅に向上させます。
詳しいサービス内容は公式サイトでご確認ください。
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